¿POR QUÉ UTILIZAR OUTSOURCING?

• Es más económico debido a la reducción y control del gasto de operación.
• Concentración de las líneas de negocio.
• Disposición apropiada de los fondos de capital por la reducción o no uso de los mismos, en funciones no relacionadas con al razón de ser de la compañía.
• Manejo efectivo de las funciones que están fuera de control.
• Disposición de personal altamente capacitado.
• Mayor eficiencia en los procesos involucrados.

VENTAJAS DEL OUTSOURCING

La compañía contratante o comprador, se beneficiará de una relación de Outsourcing ya que logrará una funcionalidad mayor a la que tenía internamente con costos inferiores.

• Los costos de manufactura disminuyen, la inversión en planta y equipo se reduce.
• Permite a la empresa responder con rapidez a los cambios del entorno.
• Incremento en los puntos fuertes de la empresa.
• Ayuda a construir un valor compartido.
• Concentra a la empresa en su objetivo principal.
• Construye una larga ventaja competitiva sostenida mediante un cambio de reglas y un mayor alcance de la organización.
• Permite mejorar el tiempo de entrega y la calidad de la información para las decisiones críticas.
• Brinda a la empresa la mejor tecnología sin necesidad de entrenar personal de la organización para manejarla.
• Dispone de servicios de información en forma rápida considerando las presiones competitivas.
• Aplicación de talento y los recursos de la organización a las áreas claves del negocio.
• Ayuda a enfrentar cambios en las condiciones de los negocios.Aumento de la flexibilidad de la organización y disminución de sus costos fijos.

DESVENTAJAS DEL OUTSOURCING

• Estancamiento en la innovación por parte del prestador externo.
• La empresa pierde contacto con las nuevas tecnologías que ofrecen oportunidades para innovar los productos y procesos.
• El outsourcer aprende a tener conocimiento del producto en cuestión, existe la posibilidad de que los use para empezar una industria propia y se convierta en un competidor.
• Alto costo en el cambio del prestador en caso de que el seleccionado no resulte satisfactorio.
• Pérdida de control sobre la producción.

AREAS DE LA EMPRESA EN LAS QUE SE PUEDE IMPLEMENTAR EL OUTSOURCING

El proceso de Outsourcing no sólo se aplica a los sistemas de producción, también abarca la mayoría de las áreas de la empresa.

• Outsourcing de sistemas financieros.
• Outsourcing de sistemas contables.
• Outsourcing de Mercadotecnia.
• Outsourcing de Recursos Humanos.
• Outsourcing de sistemas administrativos.
• Outsourcing de actividades secundarias.

Una actividad secundaria es aquella que no forma parte de la operación principal de la compañía:

• Vigilancia física de la empresa
• Limpieza
• Abastecimiento de papelería y documentación
• Manejo de eventos y conferencias

ACTIVIDADES O AREAS DE LA EMPRESA EN LAS QUE NO SE DEBE IMPLEMENTAR EL OUTSOURCING

• La Administración de la planeación estratégica.
• La tesorería
• El control de proveedores
• Administración de calidad
• Servicio al cliente
• Distribución y Ventas

ESTRATEGIAS DEL OUTSOURCING

Hay dos tipos genéricos de estrategia de Outsourcing:

La periférica: Ocurre cuando la empresa adquiere actividades de poca relevancia estratégica de prestadores externos.

La central: Ocurre cuando las empresas contratan actividades consideradas de gran importancia y larga duración para obtener el éxito.

Las empresas están reevaluando y cambiando las relaciones entre las partes de una subcontratación; actualmente las organizaciones buscan relaciones más formales y a largo plazo donde el equipo interno asume un rol de socio estratégico que permite un mejor entendimiento del desarrollo de la estrategia del prestador.

La retroalimentación de los resultados es básica para la buena relación con el outsourcer, esta comunicación se da por medio de un encargado por parte de nuestra empresa para todas las relaciones de outsourcing.

PUNTOS BÁSICOS PARA LOGRAR UN OUTSOURCING EXITOSO.

Para lograr un buen resultado en el proceso de Outsourcing hay que considerar:

Revisar la estructura de la empresa.

• Contar con una buena administración del proceso de abastecimiento.
• Determinar habilidades principales e identificar puntos críticos dentro del proceso.
• Cambiar la cultura organizacional.
• Contar con la tecnología de información adecuada.

Determinar a cuáles actividades se debe aplicar Outsourcing:

Dentro de las actividades de una empresa se tienen las actividades estratégicas, las altamente rentables, las operativas y de apoyo; las dos primeras actividades deben conservarse internamente, la última es recomendable que se subcontrate.

• Actividades que hacen uso intensivo de recursos: Mediante esta técnica las compañías pueden entrar en un nuevo mercado sin la necesidad de incurrir inmediatamente en inversiones considerables de equipo.
• Actividades que usan servicios especializados: La subcontratación ofrece a las empresas gran flexibilidad en sus sistemas, pueden contar con el apoyo de un tercero especializado que pueda adaptarse mejor a los cambios del mercado.
• Actividades relativamente independientes: Una forma de identificar actividades que no formen parte de las habilidades centrales de una empresa, es observar aquellas tareas que tienen una independencia con respecto a las demás funciones del la compañía.

Seleccionar al proveedor.

Analizar la relación costo / beneficio: Si se obtiene un resultado positivo, es decir que el proveedor puede realizar a un costo menor y con igual o mayor calidad dicha actividad, quiere decir que la empresa ha logrado identificar una actividad que no forma parte de sus habilidades principales. Cuando el resultado es negativo, es decir, que un proveedor presente un costo generalizado mayor que el que obtiene la empresa, se pueden deducir dos cosas:

• La empresa intenta desintegrar una actividad que forma parte de sus habilidades centrales.
• La selección del proveedor es deficiente y éste no tiene las capacidades suficientes para ofrecer el servicio a la empresa o la actividad no forma parte de sus habilidades principales.

Seleccionar cuidadosamente a los proveedores: Al seleccionar un proveedor las empresas deben buscar proveedores que se enfoquen en la industria en la que ellos se encuentran, además ellos deben comprender el manejo de los productos que se van a subcontratar.

Elaborar un contrato escrito y estricto: Por más atractivo y beneficioso que pueda parecer, no se debe olvidar que la subcontratación es delicada, se están colocando actividades importantes para la empresa en manos de terceros que pueden perjudicar los intereses de la compañía si no se ajustan a sus necesidades. Uno de los puntos básicos al buscar subcontratar es el contar con un contrato por escrito, que sea claro en establecer todos los puntos necesarios para que el tercero cumpla con la entrega del producto y/o servicio así como con las características requeridas por la empresa. Una vez escogido el proveedor adecuado para la desintegración, la empresa debe establecer las metas y los costos del proyecto de subcontratación.

RIESGOS DEL OUTSOURCING.

• No negociar el contrato adecuado.
• No adecuada selección del contratista.
• Puede quedar la empresa a mitad de camino si falla el contratista.
• Incrementa el nivel de dependencia de entes externos.
• Inexistente control sobre el personal del contratista.
• Rechazo del concepto de Outsourcing

ASPECTOS LEGALES DEL OUTSOURCING

• Conviene por razones de confidencialidad durante las negociaciones, redactar un acuerdo independiente de no revelación con cada uno de los proveedores potenciales.
• Para evitar inconvenientes en la elaboración del contrato se debe definir que sistemas y/o servicios van a subcontratarse.
• Confirmar la viabilidad financiera del proveedor, requerida por el cliente presentando una garantía de desempeño o acciones específicas sobre la cobertura del seguro del proveedor o una indemnización por parte de la matriz del proveedor.
• Qué recursos deberán utilizarse en la elaboración y/o negociación.

CONCLUSIONES

• Hay una tendencia muy marcada a la práctica del Outsourcing en las empresas a nivel mundial.
• Las organizaciones buscan alcanzar una mayor eficiencia a un menor costo, sin dejar de lado los estándares de calidad y servicio al cliente exigidos.
• Como todo proceso administrativo en el Outsourcing están involucradas actividades de planificación, organización y análisis, orientadas a descubrir, emplear y adaptar nuevas estrategias para las diversas áreas de la organización.
• Su enfoque está más dedicado a actividades competitivas de la empresa, mayor flexibilidad y rapidez de respuesta.
• Algunas desventajas son la reducción de la innovación por prestadores, pérdida de control del proceso de producción y una eventual competencia por parte de los mismos ya que al conocer el proceso a plenitud pasan de ser prestadores a competidores.